Proximus et UGDA (Fédération et l’École de Musique)
Un partenariat qui sonne juste !
Pour accompagner sa croissance et faire face à ses défis comptables, l’Union Grand-Duc Adolphe (UGDA) s’est tournée vers Proximus. Grâce aux solutions Apsal et Gesall.Net, les 2 entités ont automatisé ses process, gagné en efficacité et en sérénité. Rencontre avec une fondation qui a brillamment négocié le tournant digital grâce à l’expertise Proximus.
L’école de musique de l’Union Grand-Duc Adolphe (UGDA) tient une place essentielle dans le paysage de l’enseignement musical luxembourgeois. Pas moins de 240 enseignants y enseignent la musique à des milliers d’élèves dans tout le pays. Créée en 1991 comme établissement d’utilité publique, elle est devenue fondation en 2016. Ses missions tournent autour de l’enseignement, de l’organisation de stages et séminaires et d’un concours européen Jeunes Solistes.
D’école à fondation : l’évolution des besoins de l’UGDA
Au fil des années, l’école s’est développée et, parallèlement, ses besoins comptables ont évolué. En 2004, le programme informatique interne utilisé jusque-là pour gérer les tâches administratives ne suffisait plus. L’UGDA a alors opté pour la solution de calcul de la paie Apsal de Proximus. Deux ou trois ans plus tard, c’est le logiciel Gesall Windows qui fut adopté pour assurer la gestion comptable de la structure. « Nous travaillions auparavant avec un programme informatique interne. Mais avec l’augmentation des salariés, il nous fallait un logiciel qui permette l’automatisation des process. En 2016, l’école est devenue une fondation. Afin d’émettre des certificats de dons pour des raisons fiscales, Proximus a créé pour nous un journal de dons au sein de Gesall Windows. Cette fonctionnalité permet d’émettre pour chaque don un certificat. Il est généré automatiquement à l’aide de Microsoft Access » explique Daniele Notarnicola, attaché de direction de l’UGDA.
Les fondations et leurs particularités comptables
Au travers de ses solutions Gesall et Apsal, Proximus développe différents modules qui répondent à des besoins spécifiques. « Nous développons des logiciels sur mesure pour nos clients. Parmi ces derniers, nous comptons de nombreuses fondations et nous commençons à nous spécialiser dans les solutions qui leurs sont adaptées. Dans Apsal, un module est spécifiquement réservé aux fondations. Il permet, par exemple, de calculer les salaires des fonctionnaires ou assimilés, qui sont régis par des règles particulières » déclare Delphine Darcourt, Sales Manager Apsal-Gesall chez Proximus.
Le made in Luxembourg : sécurité appréciée
Avec des logiciels créés au Luxembourg et adaptés à la législation luxembourgeoise, accessibles depuis un cloud situé au Luxembourg, Proximus offre des garanties de sécurité et de conformité élevées. « En 2018, nous avons migré de Gesall Windows vers Gesall.Net, la nouvelle interface de la solution, pour des raisons de commodité et de sécurité, explique Daniele Notarnicola.
Après avoir effectué un test, nous nous sommes vite rendu compte des bénéfices que nous apporterait cette solution. Elle nous octroie plus de souplesse, permettant par exemple de corriger des opérations qui n’ont pas été validées. On apprécie aussi la fluidité offerte dans la recherche,
notamment pour consulter les comptes et les balances. »
D’autre part, le module Multiline aide la fondation à gérer ses achats. «Lorsqu’un achat est réalisé, il suffit de l’encoder, et en quelques clics, le module prend le relais pour effectuer le paiement, se réjouit Daniele Notarnicola. Le module comptabilité analytique facilite aussi énormément le suivi des cours de musique et les stages organisés pendant les vacances scolaires et qui réunissent des centaines de participants. Sans parler du concours Jeunes Solistes, un concours national et européen qui a réuni plus de 140 participants en 2024».
Avec le tout nouveau module « import OCR », les factures d’achat sont directement imputées dans Gesall. « Auparavant, nous perdions beaucoup de temps à faire l’opération d’achat et l’écriture, cela faisait double emploi », précise Daniele Notarnicola.
Entre cloud et rencontres
Si la solution est désormais distribuée et gérée depuis le cloud, Proximus n’en est pas moins proche de ses clients. Le contact humain entre les équipes est un élément apprécié par l’UGDA dans le cadre de ce partenariat. « Nous organisons régulièrement des rencontres en matinée. Nous présentons nos nouveautés, nos modules, puis les clients sont invités à prendre un petit déjeuner afin de discuter et de garder contact », explique Marion Bettembourg, en charge des relations clients « Cela nous permet d’échanger sur des problématiques communes avec les autres utilisateurs», confirme pour sa part Daniele Notarnicola. Il y a une très bonne entente humaine entre les équipes de Gesall et Apsal et l’école. Quand nous rencontrons un problème technique, nous appelons Proximus, qui trouve rapidement une solution. »
Un temps précieux gagné
En développant des solutions sur mesure, proches de la réalité de terrain, Proximus permet à ses clients de se concentrer sur ce qui compte vraiment. « Le temps gagné avec les logiciels Apsal et Gesall Net me permet de m’investir davantage sur d’autres tâches comme la gestion des ressources humaines et le contact avec les enseignants », souligne Daniele Notarnicola.
En proposant des outils devenus incontournables pour de nombreuses organisations luxembourgeoises, Proximus confirme sa position de partenaire de confiance dans la digitalisation dans tous les secteurs, y compris au niveau du monde associatif et du service public.
« Grâce aux solutions Apsal et Gesall.Net de Proximus, nous avons gagné un temps précieux. Cela nous permet de nous concentrer sur l’essentiel : l’enseignement musical et l’accompagnement de nos élèves. »
Daniele Notarnicola, Attaché de direction, UGDA.
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